word-邮件功能

发表信息: 作者:

详细步骤:

【注意】如需发送电子邮件,请提前配置好Outlook!

一:制作列表文件

如下图所示,为常见的列表。(如下图,首行不是列的标题,所以此列表的列顺序必须保持不变)

常见的列表

注: 不推荐上图中的样式,推荐工作表的首行为列的标题行 见附1

二:制作Word模板 (二次使用请跳过此步!)

1、制作模板文件,样式随你喜欢~ 将需要自动填充的位置留空,如下图

模板文件

2、点击邮件→选择收件人→使用现有列表。 浏览到准备好的列表文件,并选择数据所在的工作表。

选择数据

3、点击“编辑收件人列表”,取消勾选多余的行,并记录列的列名。

![编辑收件人(/assets/images/2020/05/Word2Mail-04.png)

4、先将光标定位到需要替换的位置,然后点击“插入合并域”,插入数据所在的列列名。依次分别插入。

插入合并域

插入合并域-动图

5、点击“预览结果”按钮,确认生成的数据是否准确。

预览结果

6、保存Word,作为模板,将Word关闭~以便下面演示二次使用~~。

三:选择列表文件

1、打开Word模板,弹出如下提示: 如果列表文件名没有改变,可以直接点是,反之点否~!

打开Word模板

2、点击邮件→选择收件人→使用现有列表。 浏览到准备好的列表文件,并选择数据所在的工作表。

选择列表文件

3、点击“编辑收件人列表”,取消勾选多余的行。

编辑收件人

四:预览结果

点击“预览结果”,检查生成的数据是否正确!!

预览结果

五:完成合并 (发送邮件或导出)

点击“完成合并”→选择“发送电子邮件” 或 “编辑单个文档”

编辑单个文档:将结果导出到新的word文档中。(可以用来检查、汇总、打印~)

发送电子邮件:如下图所示👇。将分别发送给目的邮箱。

发送电子邮件

邮件格式: 附件-将生成的文件以邮件附件发送。纯文本-抛弃格式,仅保留文本内容。HTML-所见即所得~

注意:上图中,一旦点击确定按钮,即开始发送邮件。收件箱效果如下所示

收件效果


相关扩展 (以下内容按需,可完全忽略~)

附1:推荐的列表格式

列表文件建议首行为列的标题行,在插入合并域的时候可以直观的看到标题行,且在列表文件列的顺序发生变化时,不会影响生成文件的准确性!

标准列表文件及使用效果如下图:

标准列表文件

标准列表效果


附2:将“编辑单个文档”生成的文件改成连续排版

方法1、点击“布局”→页面设置→版式。将节的起始位置改为“接续本页”,应用于“整篇文档”

连续排版-版式

方法2、可以在制作模板时,直接做好排版,并在两个区域间插入“下一记录”标记,如下图:

连续排版-域


附3:批量制作证书、请帖等

制作证书

证书效果


附4:批量制作包含选项的证卡

含选项证卡

含选项效果


附5:批量制作包含照片的证卡等

1、准备列表文件,其中包含照片路径的列(路径中的\需要写双\\,例C:\\picture\\picture01.png)

照片-列表文件

2、正常制作模板,在照片处 “插入”→“文档部件”→“域” 选择 “IncludePicture” ,在文件名处输入“照片”

3、按Alt+F9切换域为代码模式,将照片2个字删除,并插入合并域,选择照片路径的列

4、按Alt+F9切换域为非代码模式,如需预览,再次按F9更新域。如下图

照片-插入域代码

5、最终效果如下图(注:“编辑单个文档”后,需要全选文档,按F9更新域)

照片-效果